Onboarding – der erste Eindruck zählt!

Fast ein Viertel aller neuen Mitarbeiter gehen nach dem ersten Jahr.
Was läuft da schief?

Wenn man bedenkt, dass ca. ein Viertel aller neu eingestellten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen das Unternehmen im ersten Jahr wieder verlassen, sollte man sich überlegen, nach dem erfolgreichen Recruiting, auch den nächsten Schritt konsequent und professionell anzugehen.

Onboarding ist der Prozess, der die Phase von der Einstellung eines Mitarbeiters bzw. einer Mitarbeiterin bis zur erfolgreichen Integration im Unternehmen beschreibt. Es zeigt sich, dass Unternehmen mit einem gelungenem Onboarding-Prozess im Vergleich mit Unternehmen ohne strukturiertem Onboarding eine 50 % höhere Mitarbeiterbindung und eine um 54 % höhere Produktivität pro neuem Mitarbeiter haben.
Wie beim Einstellungsgespräch zählt auch hier der erste Eindruck! Allerdings derjenige, den das Unternehmen gegenüber dem neuen Mitarbeiter macht! Schließlich hat man sich beim Recruiting bemüht die Besten anzusprechen. Diese gilt es nun zu überzeugen die richtige Entscheidung getroffen zu haben.
Für den Onboardingprozess sollte man 3 Monate ins Auge fassen. Das Onboarding besteht aus 5 Schritten bis zur erfolgreichen Integration:

1) Vorbereitungen vor dem 1. Arbeitstag

Idealerweise haben sie bereits eine Checkliste für neue Mitarbeiter erstellt anhand derer sie prüfen, ob alle Vorbereitungen für den neuen Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin erledigt sind (Arbeitsplatz, IT, Passwörter, Mobiltelefon, Schlüssel,…). Selbstverständlich sollte der Arbeitsvertrag bereits unterzeichnet sein. Wenn nicht, sollte dieser am ersten Tag bereit liegen! Es ist auch wichtig die zukünftige Führungskraft des neuen Mitarbeiters oder den Mentor genau über den neuen Mitarbeiter zu informieren und sich über die Potentiale und Entwicklungsfelder auszutauschen. Bei Mentoren, die dies zum ersten Mal machen, ist es sinnvoll, sie über ihre Rolle und Aufgabe eingehend aufzuklären. Wirtschaftscoaches können hier professionell unterstützen!

2) Der 1. Arbeitstag

Nehmen Sie sich als Führungskraft die Zeit, Ihren neuen Mitarbeiter oder Ihre neue Mitarbeiterin am ersten Tag persönlich willkommen zu heißen, ihm /ihr in einem Rundgang durch die Firma die wichtigsten Bereiche und Kollegen vorzustellen und in einem persönlichen Gespräch noch einmal gegenseitige Erwartungen abzugleichen und ihn/sie über die nächsten Schritte zu informieren. Auch hier hilft die Checkliste sich darauf vorzubereiten und nichts zu vergessen. Neue Mitarbeiter sind am ersten Arbeitstag unsicher und dementsprechend empfindlich in Ihrer Wahrnehmung. Je angenehmer und professioneller der erste Tag empfunden wird umso besser!

3) Begleitung durch gezieltes Mentoring-System

Neben klaren und vielleicht sogar niedergeschriebenen „Hausregeln“ gibt es eine Vielzahl an unternehmensbedingten Werten und Normen. Ein erfahrener Mentor unterstützt den /die neue/n Mitarbeiter oder Mitarbeiterin, sich mit der gelebten Kultur vertraut zu machen. Er informiert über wichtige Personen, Informationsquellen oder Kommunikationswege im Unternehmen und erklärt die Strategie und Ausrichtung des Unternehmens.

4) Der 1. Monat

Speziell im ersten Monat kommt es darauf an, den neuen Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin Schritt für Schritt in den neuen Arbeitsbereich einzuführen, regelmäßige Feedbackgespräche zu führen und ihm/ihr damit wesentliche Orientierung zu geben. Ein schriftliches Traineeprogramm ist hier sehr hilfreich! Wirtschaftscoaches können bei eventuellen Problemen eingebunden werden und so frühzeitig eventuelle Missverständnisse klären.

5) Die ersten 90 Tage

Einer der wichtigsten Motivationsfaktoren für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ist es einen sinnvollen Beitrag zum Unternehmen zu erbringen. Die gelingt wenn die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Zusammenhänge innerhalb des Unternehmens verstehen und Ihren Beitrag dazu auch einschätzen können. Daher gehört das Kennenlernen anderer Bereiche (Job Rotation), die Erklärung der Zusammenhänge im Unternehmen, das Einbinden in (bereichsübergreifende) Projekte und z. B. die Teilnahme bei Kundenterminen zur gelungenen Integration dazu!

Onboarding-Prozesse sind so unterschiedlich wie Arbeitgeber selbst. Während die einen auf „softe“ Starts für neue Mitarbeiter setzen, stehen bei anderen am Tag 1 bereits erste Projekte auf dem Plan.

Wirtschaftscoaches unterstützen Unternehmen dabei Ihr ganz persönliches Onboardingkonzept zu erstellen, damit sich Ihre neuen MitarbeiterInnen von Anfang an willkommen und aufgenommen fühlen und Ihnen somit für lange Zeit Ihr volles Potential zu Verfügung stellen.

Ahoi – Crew gesucht! – 10 Schritte wie man die richtigen Mitarbeiter findet!

Gerade in Klein- und Mittelbetrieben werden Entscheidungen für neue Mitarbeiter oft aus dem Bauch heraus getroffen. Dies ist grundsätzlich nicht schlecht. Schließlich ist es wesentlich dass Mitarbeiter und Führungskräfte gut miteinander auskommen.

Die Erfahrung zeigt jedoch, dass eine Vielzahl der Beschäftigungsverhältnisse nach relativ kurzer Zeit zu Ende gehen, obwohl bei den Bewerbungsgesprächen doch alles so gepasst hat?
Welche Gründe gibt es dafür?

Wenn nach einer gewissen Einarbeitungszeit der Alltag einkehrt oder Krisen im Unternehmen zu meistern sind muss jeder seine Leistung bringen. Spätestens dann zeigen sich die wahren Qualitäten des neuen Mitarbeiters oder der neuen Mitarbeiterin. Sind die fachlichen Kompetenzen tatsächlich gegeben? Können die im Bewerbungsgespräch hervorgehobenen Qualifikationen und Erfahrungen auch im neuen Unternehmen umgesetzt werden? Wie sieht es mit der Selbstorganisation aus? Kann sich der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin in das soziale Gefüge des Unternehmens einfügen? Wie kommt er oder sie bei den Kollegen, Kunden, Lieferanten an?
Wenn diese Fragen erst nach der Einstellung gestellt werden ist es oft schon zu spät!

Daher sind eine professionelle Vorbereitung und eine systematische Bewerberauswahl auch für Klein- und Mittelbetriebe lohnenswert. Da Klein- und Mittelbetriebe oft keine eigene Personalabteilung haben, können Wirtschaftscoaches mit Ihrem Know-How in den verschiedenen Phasen des Recruiting Prozesses die Unternehmer unterstützen.

Folgende Schritte 10 sind die Basis für eine gute und differenzierte Entscheidungsfindung.

1 Stellenbeschreibung
Erstellen Sie vorab für die zu besetzende Stelle eine Stellenbeschreibung, die die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen möglichst vollständig beschreibt. Wirtschaftscoaches helfen Ihnen bei der Erstellung und Formulierung dieser grundlegenden Arbeit.

2 Anforderungsprofil
Anhand der Stellenbeschreibung ergibt sich das „ideale“ Anforderungsprofil für geeignete Kandidaten. Dieses Sollprofil dient als Maßstab für die Beurteilung von Bewerbern.
Wirtschaftscoaches haben die geeigneten Tools zur Erstellung und Gewichtung der Sollprofile.

3 Stellenausschreibung
Die Stellenausschreibung, sprich die Texte für die Bewerbungsausschreibungen orientieren sich am Anforderungsprofil. Schließlich wollen wir die richtigen Personen für unsere Stelle ansprechen! Wirtschaftscoaches unterstützen Sie bei der Formulierung der Texte.

4 Sichtung und Bewertung der Bewerbungen
Eine strukturierte Sichtung der Bewerbungen hilft Ihnen sich für die Auswahl von Kandidaten, die für ein Vorstellungsgespräch in Frage kommen, objektiv zu entscheiden. Gemeinsam mit dem Wirtschaftscoach können Sie die Bewerbungen sichten und bewerten.

5 Strukturiertes Bewerbungsgespräch
Nur ein strukturiertes Bewerbungsgespräch mit einem Leitfaden und schriftlichen Notizen während dem Gespräch gewährleistet, dass alle wesentlichen Aspekte besprochen werden und dass auch nach einer Vielzahl von Bewerbungsgesprächen eine Beurteilung im Nachhinein objektiv möglich ist. Wirtschaftscoaches können eine Vorauswahl für Sie treffen.

6 Nachbereitung des Bewerbungsgesprächs und Matching mit Sollprofil
Es ist daher wichtig, alle Bewerbungsgespräche nachzubereiten und die wesentlichen Kriterien mit dem Sollprofil abzugleichen. Hier ist auch wichtig den persönlichen Eindruck den der Kandidat oder die Kandidatin hinterlassen hat zu quantifizieren. Wichtig! Auch Platz für das Bauchgefühl lassen! Auch hierbei kann der Wirtschaftscoach Ihnen zur Seite stehen, wenn Ihnen die Beurteilung Schwierigkeiten macht.

7 Auswahl von Favoriten
Anhand des Sollprofils und dem Matching der Kandidaten werden Bewerber gereiht und diejenigen Kandidaten ausgewählt, die für ein weiteres Gespräch geladen werden. Dies sollten maximal 3-4 sein.

8 2. Gespräch mit den Favoriten Klärung offener Punkte
In einem 2. Gespräch werden die Favoriten auf noch offene Punkte angesprochen bzw. Eindrücke aus dem Vorgespräch vertieft und hinterfragt.

9 Nachbereitung und erneute Bewertung
Nach einer erneuten Nachbereitung und Bewertung der zweiten Gespräche sollte eine Entscheidung auf Basis aller Kriterien und dem Bauchgefühl für einen Bewerber möglich sein. Außerdem wird bereits in allen Phasen mit den Kandidaten sehr zielgerichtet gesprochen. Dies ermöglicht auch den Bewerbern einen fundierten Einblick in die Stelle und das Unternehmen zu bekommen und so auch ihrerseits eine Entscheidung zu treffen.

10 Entscheidung
Wenn die Entscheidung getroffen ist, ist dies dem Kandidaten entsprechend wertschätzend und freundlich – am besten persönlich mitzuteilen! Wenn dieser nun auch noch zusagt, ist der Grundstein für ein erfolgreiches Onboarding gelegt. Dies ist der nächste wichtige Schritt für ein gutes und langfristiges Miteinander.